A pessoa Assistente Executiva, também conhecida como secretária, é uma profissional que oferece suporte administrativo e organizacional a executivos e equipes de liderança.
Este papel desempenha um papel crucial na eficiência operacional do escritório, lidando com tarefas administrativas e ajudando na coordenação de atividades.
Responsabilidades Principais:
- Gerenciar agendas e compromissos do executivo, coordenando reuniões, conferências e eventos.
- Garantir que os compromissos estejam alinhados com as prioridades e metas da agência.
- Gerenciar e filtrar as comunicações, incluindo telefonemas, e-mails e correspondências.
- Preparar documentos, relatórios e apresentações conforme necessário.
- Recepcionar visitantes, clientes e parceiros, proporcionando uma experiência acolhedora.
- Coordenar itinerários de viagem, reservas de hoteis, transporte e outras necessidades logísticas.
- Garantir que todos os detalhes das viagens estejam bem planejados.
- Organizar e manter arquivos físicos e eletrônicos de documentos importantes.
- Assegurar que informações confidenciais sejam tratadas com a devida segurança.
Funções e Tarefas:
- Prestar suporte na preparação de relatórios, apresentações e documentos diversos..
- Agendar, preparar e coordenar reuniões, garantindo a disponibilidade de salas e recursos necessários.
- Registrar atas e seguir-up de ações definidas em reuniões.
- Trabalhar em estreita colaboração com outros membros da equipe, facilitando a comunicação eficaz.
- Participar de reuniões e oferecer suporte conforme necessário.
- Organizar eventos internos na agência, fazendo a gestão completa dos fornecedores/ insumos/espaço interno.