Resumo: Atuar como o ponto focal de interface entre a área de produção e o departamento financeiro, garantindo a formalização e o fluxo eficiente de todos os trâmites administrativos, contratuais e de pagamentos dos projetos e eventos da agência. O foco é assegurar a conformidade sistêmica, a saúde financeira dos projetos por meio da negociação de condições e a fluidez dos processos internos e externos.
Principais responsabilidades:
• Formalização e Gestão de Fornecedores e Propostas
• Formalizar as propostas aprovadas com fornecedores e parceiros externos.
• Gerenciar o processo de cadastro e homologação de fornecedores no sistema da agência (Taskrow), garantindo que todos os prestadores de serviço tenham o cadastro concluído e aprovado antes da emissão de Notas Fiscais.
• Estruturar e acompanhar os trâmites contratuais necessários, como acordos de pagamentos.
• Interface Financeira e Negociação
• Negociar e otimizar as condições de pagamento junto aos fornecedores (incluindo negociação para pagamentos à vista ou em parcelas) para garantir a rentabilidade e o controle de custos dos projetos.
• Dar andamento a todos os trâmites de pagamento e faturamento com o Departamento Financeiro (solicitação de SWOPs/POs), garantindo o alinhamento de valores e prazos.
• Gestão de Processos e Dados no Sistema
• Formalizar, registrar e garantir a correta inserção de dados e processos em sistemas internos de gestão, assegurando que a informação utilizada pelo Financeiro para o fechamento com o cliente esteja "correta e completa".
• Garantir a categorização correta de todos os orçamentos e custos, evitando inconsistências ou a duplicidade de valores nos relatórios.